Для подачи документации за границу нужна не просто замена слов на иностранный язык. Материалы проходят несколько обязательных этапов, и их нарушение или пропуск приведут к отказу в приеме. Как проходит процедура перевода диплома и что нужно знать? Рассмотрим все этапы детально, чтобы минимизировать любые риски.
Подготовка диплома и приложения к переводу
Чтобы перевести документы грамотно и оперативно, сначала нужно подготовить сами оригиналы, вкладыши, дополнительные справки из вуза (если есть). Они должны быть читаемыми, целыми, без механических повреждений. Если есть ошибки в ФИО, плохая видимость печатей, отсутствие страниц или несовпадение дат – их не переводят. Нужно либо заказывать дубликат, либо запрашивать справки, подтверждающие законность выдачи исходника.
Для документов старого образца дополнительно проверяется тип диплома, особенности его оформления, сокращения предметов, наличие рукописных записей. Трудности могут возникать с оригиналами, где печать выцвела.
Сверяется заранее и написание имени и фамилии с загранпаспортом. Они должны совпадать. Если указана другая фамилия, то нужно предоставить документы, подтверждающие ее смену. Например, свидетельство о браке или его расторжении, смене имени, их нотариальное подтверждение.
Анализ требований принимающей стороны
Перед тем как приступить к работе, нужно точно определить требования организации, куда будет подаваться пакет документов. Для разных стран и учреждений правила отличаются. Проверяют, нужен ли перевод вовсе, нужно ли заверение нотариусом, апостиль, certified translation, бумажный или электронный вариант.
Например:
- университеты США чаще запрашивают только certified translation;
- польский вуз – нотариальный профессиональный перевод;
- Германия – апостиль и полный перевод приложения;
- Канада может запросить только работу, выполненную аккредитованным переводчиком;
- некоторые университеты прописывают не переводить названия вузов транслитерацией.
Анализируется языковая пара, требования к оформлению, нужно ли переводить печати, формат дат. Если не уточнить требования сразу, то потом даже качественный профессиональный перевод могут просто не принять.
Передача документов в бюро переводов
Переводческие бюро принимают оригиналы, сканы, фото высокого качества, нотариальные копии. Сразу фиксируется:
- на какой язык переводят;
- страна подачи;
- необходимость заверения;
- сроки выполнения;
- наличие апостиля.
Важно, чтобы были все страницы, печати были читаемыми, отсутствовало повреждение текста и совпадали данные. Наличие сложных сокращений или редких дисциплин иногда требует запроса переводчиком расшифровки, архивных справок, дополнительной информации из вуза. Также согласовываются сроки. Особенно если нужно срочно.
Перевод диплома профильным специалистом
Переводческие работы выполняет переводчик, который работает именно с академической документацией. Сложности могут возникать с техническими специальностями, медицинскими дисциплинами, юридическими предметами, данными направлениями, старыми советскими дипломами.
Переводчик должен правильно оформить:
- квалификацию;
- специальность;
- научную степень;
- названия дисциплин;
- формы контроля;
- академические часы.
Переведенный текст сохраняет структуру оригинала: переносятся все номера, печати, указываются подписи, сохраняется формат таблиц. В приложении особое внимание уделяется часам, оценкам, практике, дипломной работе, государственным экзаменам.
Редакторская проверка перевода
Переведенный текст проходит редакторскую проверку. Редактор проверяет:
- правильность терминов;
- соответствие оригиналу;
- отсутствие пропусков;
- одинаковое написание имени;
- корректность цифр и дат;
- оформление таблиц;
- расположение печатей;
- нумерацию страниц;
- качество штампов;
- единый стиль.
Любая ошибка может повлиять на решение приемной комиссии. После проверки информация согласовывается для дальнейшего нотариального оформления.
Оформление перевода в соответствии со стандартами
Профессиональный перевод технически правильно оформляется. Иностранные учреждения обращают внимание на:
- структуру оригинала;
- последовательность блоков;
- расположение печатей;
- формат дат;
- оформление подписей.
В переведенном экземпляре делаются пометки о неразборчивом тексте, наличии гербовых печатей. Если есть элементы защиты, то они также должны быть отображены. Уведомить о них принимающую сторону обязательно.
Если далее материал будет заверяться нотариусом, то здесь указываются данные бюро, информация о языке и ставится подпись переводчика. Некоторые госучреждения требуют, чтобы выполнение работ было исключительно на фирменном бланке бюро, ставилась нумерация страниц или была прошивка. Лучше такие детали уточнять заранее, чтобы потом не переделывать работу.
Нотариальное заверение перевода диплома
Нотариально заверенные материалы подают в университеты, миграционные службы, посольства, органы признания квалификации. Нотариус не проверяет переведенный текст, но он удостоверяет подпись переводчика и подтверждает, что работа выполнена специалистом.
Нотариус проверяет целостность документа, наличие всех страниц, корректность оформления и соответствие данных. Особое внимание уделяется фамилии, имени и отчеству. Они должны совпадать с написанием в загранпаспорте и других международных документах.
Перед заверением нотариус проверяет:
- нет ли исправлений;
- читаются ли штампы и подписи;
- полностью ли переведен исходник;
- присутствуют ли все страницы приложения;
- правильно ли оформлены даты и номера.
Ошибки, нечитаемые участки, пропуски без пояснений станут причиной отказа в заверении.
Само заверение проходит в несколько этапов. Переводчик подписывает переведенный экземпляр в присутствии нотариуса или заранее регистрирует свою подпись у него. Документ прошивается, нумеруется, скрепляется печатью. На заверительном листе указывается информация о переводчике, языке и дате.
Апостиль диплома и перевода при международной подаче
Для стран Гаагской конвенции требуется апостиль. Штамп подтверждает подлинность и позволяет использовать документ за границей. Если такого штампа нет, документ не имеет юридической силы за пределами страны выдачи.
Апостиль ставится на оригинал или заверенную копию. Поэтому здесь порядок оформления имеет большое значение. Сначала выполняется апостилирование, и только после этого переводится текст.
При международной подаче апостилируют:
- сам диплом;
- приложение с оценками;
- нотариальную копию в некоторых случаях.
В переведенном варианте должны присутствовать все элементы исходника, включая подписи должностных лиц, номера регистрации, содержание штампов.
Для стран Южной Европы часто требуется двойное апостилирование. Штамп ставят на оригинал и отдельно на переведенный экземпляр. Уточняйте требования сразу, чтобы избежать переделок в дальнейшем.
Что касается сроков, то они могут отличаться в зависимости от типа документации и загруженности госорганов.
Консульская легализация для отдельных стран
Если государство не участвует в Гаагской конвенции, документы проходят процедуру консульской легализации. Это сложная и длительная форма международного подтверждения.
В отличие от апостиля, легализация проходит через несколько государственных инстанций. На каждом этапе проверяется подлинность оригинала и правильность его оформления.
Как проходит легализация:
- выполняется нотариальный перевод;
- все заверяется в Министерстве юстиции;
- затем документы проходят проверку в МИД;
- после этого подаются в консульство страны назначения.
На любом этапе материалы могут вернуть из-за ошибок в тексте. Внимательно проверяется написание имени, дат, названия учебных заведений, квалификация, оформление приложений.
Консульская легализация занимает больше времени и может длиться до нескольких недель.
Формирование финального пакета документов
После выполнения всех этапов формируется готовый к подаче пакет. В него может входить:
- диплом;
- приложение;
- апостиль или легализация;
- перевод апостиля;
- копия загранпаспорта;
- дополнительные справки при необходимости.
Все материалы еще раз проверяются, ФИО везде должны быть одинаковыми. Проверяется правильность сшивания, качество печатей, читаемость сканов.
Для электронной подачи материалы сканируются в высоком качестве.
Уточняйте у работодателя или приемной комиссии формат подачи сразу: PDF-файлы, бумажный вариант или несколько копий.
