Для подання документації за кордон потрібна не просто заміна слів іноземною мовою. Матеріали проходять кілька обов’язкових етапів, та їх порушення чи пропуск призведуть до відмови у прийомі. Як відбувається процедура перекладу диплома і що потрібно знати? Розглянемо всі етапи докладно, щоб мінімізувати будь-які ризики.
Підготовка диплома та додатка до перекладу
Щоб перекласти документи грамотно та оперативно, спочатку потрібно підготувати самі оригінали, вкладиші, додаткові довідки із вишу (якщо є). Вони мають бути читаними, цілими, без механічних ушкоджень. Якщо є помилки у ПІБ, погана видимість печаток, відсутність сторінок чи розбіжність дат – їх не перекладають. Потрібно або замовляти дублікат, або вимагати довідки, що підтверджують законність видачі вихідного коду.
Для документів старого зразка додатково перевіряється тип диплома, особливості його оформлення, скорочення предметів, рукописних записів. Проблеми можуть бути з оригіналами, де друк вицвів.
Звіряється наперед і написання імені та прізвища із закордонним паспортом. Вони мають збігатися. Якщо зазначене інше прізвище, то потрібно надати документи, що підтверджують його зміну. Наприклад, свідоцтво про шлюб або його розірвання, зміну імені, їх нотаріальне підтвердження.
Аналіз вимог приймаючої сторони
Перед тим як розпочати роботу, потрібно точно визначити вимоги організації, куди подаватиметься пакет документів. Для різних країн та установ правила відрізняються. Перевіряють, чи потрібний переклад зовсім, чи потрібне засвідчення нотаріусом, апостиль, certified translation, паперовий чи електронний варіант.
Наприклад:
- університети США частіше запитують лише certified translation;
- польський вуз – нотаріальний професійний переклад;
- Німеччина – апостиль та повний переклад програми;
- Канада може запросити лише роботу, виконану акредитованим перекладачем;
- деякі університети прописують не перекладати назви вузів транслітерацією.
Аналізується мовна пара, вимоги до оформлення, чи потрібно перекладати друк, формат дат. Якщо не уточнити вимоги одразу, потім навіть якісний професійний переклад можуть просто не прийняти.
Передача документів до бюро перекладів
Перекладацькі бюро приймають оригінали, скани, високоякісні фото, нотаріальні копії. Відразу фіксується:
- якою мовою перекладають;
- країна подачі;
- необхідність засвідчення;
- терміни виконання;
- наявність апостилю.
Важливо, щоб були всі сторінки, печатки були читабельними, не було пошкодження тексту та збігалися дані. Наявність складних скорочень чи рідкісних дисциплін іноді потребує запиту перекладачем розшифровки, архівних довідок, додаткової інформації з ВНЗ. Також узгоджуються терміни, особливо якщо потрібно терміново.
Переклад диплома профільним фахівцем
Переклади виконує перекладач, який працює саме з академічною документацією. Складнощі можуть виникати з технічними спеціальностями, медичними дисциплінами, юридичними предметами, цими напрямами, старими радянськими дипломами.
Перекладач повинен правильно оформити:
- кваліфікацію;
- спеціальність;
- науковий ступінь;
- назви дисциплін;
- форми контролю;
- академічні години.
Перекладений текст зберігає структуру оригіналу: переносяться всі номери, печатки, зазначаються підписи, зберігається формат таблиць. У додатку особлива увага приділяється годинам, оцінкам, практиці, дипломній роботі, державним іспитам.
Редакторська перевірка перекладу
Перекладений текст проходить редакторську перевірку. Редактор перевіряє:
- правильність термінів;
- відповідність оригіналу;
- відсутність пропусків;
- однакове написання імен;
- коректність цифр та дат;
- оформлення таблиць;
- розташування печаток;
- нумерацію сторінок;
- якість штампів;
- єдиний стиль.
Будь-яка помилка може вплинути на рішення приймальної комісії. Після перевірки інформація узгоджується з метою подальшого нотаріального оформлення.
Оформлення перекладу відповідно до стандартів
Професійний переклад технічно правильно оформляється. Іноземні установи звертають увагу на:
- структуру оригіналу;
- послідовність блоків;
- розташування печаток;
- формат дат;
- оформлення підписів.
У перекладеному екземплярі робляться позначки про нерозбірливий текст, наявність гербових печаток. Якщо є елементи захисту, вони також повинні бути відображені. Повідомити про них сторону, що приймає, обов’язково.
Якщо далі матеріал завірятиметься нотаріусом, то тут зазначаються дані бюро, інформація про мову та ставиться підпис перекладача. Деякі держустанови вимагають, щоб виконання робіт було виключно на фірмовому бланку бюро, ставилася нумерація сторінок чи прошивка. Краще такі деталі уточнювати заздалегідь, щоб потім не переробляти роботу.
Нотаріальне засвідчення перекладу диплома
Нотаріально засвідчені матеріали подають до університетів, міграційних служб, посольств, органів визнання кваліфікації. Нотаріус не перевіряє перекладений текст, але він засвідчує підпис перекладача та підтверджує, що роботу виконано фахівцем.
Нотаріус перевіряє цілісність документа, наявність усіх сторінок, коректність оформлення та відповідність даних. Особлива увага приділяється прізвищу, імені та по батькові. Вони мають збігатися з написанням у закордонному паспорті та інших міжнародних документах.
Перед засвідченням нотаріус перевіряє:
- чи немає виправлень;
- чи читаються штампи та підписи;
- чи повністю перекладено вихідний документ;
- чи є всі сторінки документа;
- чи правильно оформлені дати та номери.
Помилки, ділянки, що не читаються, пропуски без пояснень стануть причиною відмови в засвідченні.
Саме засвідчення відбувається у кілька етапів. Перекладач підписує перекладений екземпляр у присутності нотаріуса або заздалегідь реєструє свій підпис у нього. Документ прошивається, нумерується, скріплюється печаткою. На засвідчувальному аркуші вказується інформація про перекладача, мову та дату.
Апостиль диплома та перекладу під час міжнародної подачі
Для країн Гаазької конвенції потрібен апостиль. Штамп підтверджує справжність та дозволяє використовувати документ за кордоном. Якщо такого штампа немає, документ не має юридичної сили поза межами країни видачі.
Апостиль ставиться на оригінал чи засвідчену копію. Тому тут порядок оформлення має велике значення. Спочатку виконується апостилювання, і лише після цього перекладається текст.
При міжнародній подачі апостилюють:
- сам диплом;
- додаток з оцінками;
- нотаріальну копію у деяких випадках.
У перекладеному варіанті повинні бути присутніми всі елементи вихідного документа, включаючи підписи посадових осіб, номери реєстрації, зміст штампів.
Для країн Південної Європи часто потрібне подвійне апостилювання. Штамп ставлять на оригінал та окремо на перекладений екземпляр. Уточнюйте вимоги відразу, щоб уникнути подальших переробок.
Щодо термінів, то вони можуть відрізнятися залежно від типу документації та завантаженості держорганів.
Консульська легалізація для окремих країн
Якщо держава не бере участі в Гаазькій конвенції, документи проходять процедуру консульської легалізації. Це складна та тривала форма міжнародного підтвердження.
На відміну від апостилю, легалізація відбувається через кілька державних інстанцій. На кожному етапі перевіряється справжність оригіналу та правильність його оформлення.
Як відбувається легалізація:
- виконується нотаріальний переклад;
- все засвідчується у Міністерстві юстиції;
- потім документи проходять перевірку в МЗС;
- після цього подаються до консульства країни призначення.
На будь-якому етапі матеріали можуть повернути через помилки в тексті. Уважно перевіряється написання імені, дат, назв навчальних закладів, кваліфікація, оформлення додатків.
Консульська легалізація займає більше часу і може тривати кілька тижнів.
Формування фінального пакета документів
Після виконання всіх етапів формується готовий до подачі пакет. До нього може входити:
- диплом;
- додаток;
- апостиль чи легалізація;
- переклад апостилю;
- копія закордонного паспорта;
- додаткові довідки за потреби.
Усі матеріали ще раз перевіряються, ПІБ скрізь мають бути однаковими. Перевіряється правильність зшивання, якість печаток, сканування.
Для електронної подачі матеріали скануються у високій якості.
Уточнюйте у роботодавця або приймальної комісії формат подачі одразу: PDF-файли, паперовий варіант або кілька копій.