Человеческий фактор никто не отменял. А если еще и спешишь, то ошибки обязательно будут. Но международное сотрудничество и оформление документов за границей не терпят оплошностей. Маленькая опечатка, лишняя буква или невнимательность к дате станут причиной отказа в принятии, задержки в рассмотрении и даже серьезных финансовых затрат. Какие ошибки при подаче переведенных документов в Польшу могут быть и как их избежать? Опытные переводчики знают нюансы своего дела и помогут вам избежать недоразумений, получить правильно подготовленный пакет для подачи в иностранные инстанции.
Неправильный выбор переводчика
Самая распространенная ошибка – неправильный выбор исполнителя. Некоторые ориентируются на бюджет, скорость, близкое расположение, но мало обращают внимание на опыт и квалификацию. В результате приходится все переделывать, тратить время и финансовые ресурсы.
Не все переводчики имеют право переводить официальную документацию. Украинцы, которые не разбираются в деталях, могут воспользоваться услугами фрилансеров или програмным обеспечением с последующей незначительной редактурой. Подготовка материалов сотрудником компании, не имеющим права оформлять официальные переводы (без подтверждения квалификации), также не имеет юридической силы. Чтобы не расстроиться при подаче, в которой будет отказано, лучше сразу уточнить, нужен ли официальный, присяжный, нотариально заверенный перевод или с апостилем. Для большинства иммиграционных служб при оформлении карты побыту, гражданства, признания диплома нужен именно перевод, выполненный присяжным переводчиком.
Отсутствие опыта работы с польскими учреждениями также приводит к ошибкам. Даже переводчик, постоянно работающий с польским документооборотом, может допустить неточности. Часто это касается названий украинских органов власти, использования не юридических, а бытовых терминов (в узкопрофильных текстах), неправильной интерпретации должностей и квалификации.
Ошибки при выборе между обычным и присяжным переводом – самая дорогая ошибка. И тут речь идет именно о цене. Некоторые ошибочно считают, что можно качественно перевести информацию, заверить текст у нотариуса, и все будет готово. Но такое правило работает не всегда. Хотя работа выполнена качественно, многие госструктуры Польши принимают только перевод, выполненный присяжным переводчиком.
Ошибки в переводе персональных данных
Самая серьезная оплошность – это неправильная или неточная интерпретация персональных данных. Польские органы идентифицируют заявителя по единообразию данных, а одна неверная буква, цифра превращают его в “другого человека”, что приводит к приостановлению рассмотрения заявления.
Несоответствие имени и фамилии встречается нечасто, но бывает. Причина – в украинском и загранпаспорте заявителя есть различия, разные фамилии (например, в связи с вступлением в брак или разводом). Также могли использоваться разные правила транслитерации в разные годы. Типичные неточности из-за несоответствия ФИО:
- в свидетельстве о рождении указана девичья фамилия, а в паспорте – фамилия после брака;
- в дипломе указана старая фамилия, но не переведено свидетельство о браке;
- в одном написано “Александр”, а в другом используется – “Олександр”, при этом нет объяснений различия;
- отчество присутствует в одном экземпляре и отсутствует в другом без пояснений.
Опечатки в датах, местах рождения и адресах также нередки. Это может быть неправильный формат, некорректное место рождения, неточность в номере дома, квартиры, почтовом индексе. Даже если переводчик ошибся в одной цифре, принимающий орган может потребовать повторный перевод.
Для легализации пребывания в Польше различия в транслитерации украинских и польских документов максимально опасны. Почему? Украинский загранпаспорт оформляется по украинским правилам латинской транслитерации, а в предыдущих вариантах использовались другие формы.
Чтобы избежать недоразумений, переводчик должен ориентироваться на действующий загранпаспорт или документы, которые уже зарегистрированы в польских государственных органах.
Неполный перевод документа
Даже если основная информация изложена правильно, польское учреждение может отказать в принятии из-за отсутствия некоторых элементов. Госорганы рассматривают документацию как единое целое, поэтому нельзя:
- забывать переводить печати и штампы: круглые печати госорганов, штампы ЗАГС, регистрационные штампы учебных заведений, печати работодателя, нотариусов, штампы “Копія вірна”, “Оригінал”, “Повторно” и т.д.;
- пропускать отметки, исправления, дополнительные записи: о смене фамилии, о расторжении брака, об усыновлении, рукописные исправления и пометки;
- игнорировать приложения и обратную сторону исходника – необходимая информация часто находится на обороте, а для нострификации образования нужно и приложение на иностранном.
Переводить нужно все страниц, детали и отметки.
Несоответствие перевода требованиям Польши
Качественно переведенный и правильно оформленный текст может быть отклонен, если он не соответствует польскому законодательству или требованиям конкретного учреждения. Обычный профперевод для большинства административных процедур не имеет юридической силы, нужен именно присяжный. Его подают в:
- Urząd Wojewódzki – для оформления карты побыту;
- Urząd Stanu Cywilnego – для регистрации актов гражданского состояния;
- суды;
- органы, рассматривающие заявления о гражданстве;
- учреждения, проводящие признание иностранных дипломов;
- другие государственные органы и ведомства.
В заверительной части должы быть реквизиты, предусмотренные польским законодательством. Если они отсутствуют, даже при правильном изложении информации пакет не примут к рассмотрению. В заверительной части обязательно должны присутствовать удостоверительная надпись присяжного переводчика, его подпись, личная печать, указание с какого исходника переведен текст (включая регистрационный номер, если он есть).
Что касается требований конкретного органа, то не все учреждения работают по одинаковым правилам. Есть стандартные требования, а есть индивидуальные для конкретных организаций. Например, может потребоваться перевести приложения к оригиналу, только исходник или наличие апостиля и подтверждающих материалов. Поэтому лучше ознакомиться с требованиями до подачи пакета в бюро. Так можно избежать переделывания и переноса срока подачи заявления.
Ошибки при подготовке документов с апостилем
Апостиль подтверждает законность выдачи исходника. Если госорган требует прохождения процедуры апостилирования, то сначала ставится штамп “апостиль”, а уже после переводится. На практике проблемы возникают не из-за штампа, а из-за неправильного порядка действий. Сначала исходник поддается апостилированию, а уже после весь текст переводится на польский язык (если этого требует госорган).
Если апостиля нет, а должен быть, госструктуры откажут в принятии пакета. Но штамп ставят не на всех оригиналах. Часто это свидетельства о рождении, браке, разводе, смене имени, дипломы, судебные решения, нотариально удостоверенные доверенности, официальные документы, предназначенные для использования за границей.
В Apostille переводится все: название государства, орган, который поставил штамп, номер, дата выдачи, ФИО должностного лица, подпись, печать, все дополнительные штампы и отметки. Кроме апостиля, на оригинале могут присутствовать отметки о выдаче дубликата, исправлениях в актовой записи, регистрации. Если они отсутствуют на переведенном экземпляре, его можно считать оформленным ненадлежащим образом.
Подача документов с несоответствиями
Если текст переведен правильно, но есть расхождения с другими составляющими, польские государственные органы не примут пакет. Они сверяют все данные: каждое несоответствие приводит к дополнительным вопросам. Перед подачей проверьте, совпадают ли даты выдачи, даты рождения, номера актовых записей, адреса, названия учреждений, должности, суммы, регистрационные номера. Одна пропущенная цифра – основание для отказа в приеме или требования исправлений.
Если различия имеют законное обоснование, нужно предоставить подтверждающие материалы. Например, при смене фамилии – свидетельство о браке, разводе или судебное решение; при смене имени – свидетельство о смене имени или поясняющий причину изменения.
Оригиналы, имеющие срок действия, нужно проверять до подачи и учитывать временной диапазон. Госорганы проверяют актуальность на момент принятия, и если срок истек, нужно получить новый экземпляр. Это касается справок о несудимости, о доходах, с места работы, банковских выписок, отдельных меддокументов (например, рецептов, назначений) и нотариальных доверенностей.
Также нельзя использовать старые оригиналы, если были выданы новые. Например, если выдан новый паспорт, то старый считается недействительный и использовать его переведенные экземпляры нельзя.
Ошибки при подаче документов в разные учреждения
Распространенная ошибка заявителей – считать, что один комплект подойдет для всех учреждений. Требования Urząd Wojewódzki, консульств, ZUS, судов, университетов и других организаций отличаются.
Основные документы для:
- воеводского управления – сюда подают пакет на карту побыту, статус долгосрочного резидента ЕС, гражданство и решение других вопросов, связанных с легализацией;
- консульств – работают по своим регламентам;
- ZUS и других государственных организаций – все зависит от характера административной процедуры.
В воеводское управление нужен перевод, выполненный присяжным переводчиком, в консульства – с апостилем. Проверка трех ключевых моментов – весь ли текст переведен, соответствует ли он требованиям принимающего органа и совпадают ли персональные данные – заметно снижает риск отказа в принятии.
