Людський фактор ніхто не скасовував. А якщо ще й поспішаєш, то помилки обов’язково будуть. Але міжнародне співробітництво та оформлення документів за кордоном не терплять огріхів. Маленька одрукавка, зайва літера або неуважність до дати стануть причиною відмови в прийнятті, затримки в розгляді та навіть серйозних фінансових витрат. Які помилки при подачі перекладених документів до Польщі можуть бути та як їх уникнути? Досвідчені перекладачі знають нюанси своєї справи та допоможуть вам уникнути непорозумінь, отримати правильно підготовлений пакет для подачі до іноземних інстанцій.
Неправильний вибір перекладача
Найпоширеніша помилка — неправильний вибір виконавця. Деякі орієнтуються на бюджет, швидкість, близьке розташування, але мало звертають увагу на досвід та кваліфікацію. У результаті доводиться все переробляти, витрачати час та фінансові ресурси.
Не всі перекладачі мають право перекладати офіційну документацію. Українці, які не розбираються в деталях, можуть скористатися послугами фрілансерів або програмним забезпеченням з подальшою незначною редактурою. Підготовка матеріалів співробітником компанії, який не має права оформляти офіційні переклади (без підтвердження кваліфікації), також не має юридичної сили. Щоб не замучуватися при подачі, в якій буде відмовлено, краще одразу уточнити, чи потрібен офіційний, присяжний, нотаріально засвідчений переклад чи з апостилем. Для більшості імміграційних служб при оформленні карти побиту, громадянства, визнання диплома потрібен саме переклад, виконаний присяжним перекладачем.
Відсутність досвіду роботи з польськими установами також призводить до помилок. Навіть перекладач, який постійно працює з польським документообігом, може припуститися неточностей. Часто це стосується назв українських органів влади, використання не юридичних, а побутових термінів (у вузькопрофільних текстах), неправильної інтерпретації посад та кваліфікації.
Помилки при виборі між звичайним та присяжним перекладом — найдорожча помилка. І тут мова йде саме про ціну. Деякі помилково вважають, що можна якісно перекласти інформацію, засвідчити текст у нотаріуса, і все буде готово. Але таке правило працює не завжди. Хоча робота виконана якісно, багато держструктур Польщі приймають тільки переклад, виконаний присяжним перекладачем.
Помилки в перекладі персональних даних
Найсерйозніший огріх — це неправильна або неточна інтерпретація персональних даних. Польські органи ідентифікують заявника за одноманітністю даних, а одна невірна літера, цифра перетворюють його на «іншу людину», що призводить до призупинення розгляду заяви.
Невідповідність імені та прізвища зустрічається нечасто, але буває. Причина — в українському та закордонному паспорті заявника є відмінності, різні прізвища (наприклад, у зв’язку з укладенням шлюбу або розлученням). Також могли використовуватися різні правила транслітерації у різні роки. Типові неточності через невідповідність ПІБ:
- у свідоцтві про народження вказано дівоче прізвище, а в паспорті — прізвище після шлюбу;
- у дипломі вказано старе прізвище, але не перекладено свідоцтво про шлюб;
- в одному написано «Александр», а в іншому використовується — «Олександр», при цьому немає пояснень відмінності;
- по батькові присутнє в одному примірнику і відсутнє в іншому без пояснень.
Одрукавки в датах, місцях народження та адресах також непоодинокі. Це може бути неправильний формат, некоректне місце народження, неточність у номері будинку, квартири, поштовому індексі. Навіть якщо перекладач помилився в одній цифрі, приймаючий орган може вимагати повторний переклад.
Для легалізації перебування в Польщі відмінності в транслітерації українських та польських документів максимально небезпечні. Чому? Український закордонний паспорт оформляється за українськими правилами латинської транслітерації, а в попередніх варіантах використовувалися інші форми.
Щоб уникнути непорозумінь, перекладач повинен орієнтуватися на діючий закордонний паспорт або документи, які вже зареєстровані в польських державних органах.
Неповний переклад документа
Навіть якщо основна інформація викладена правильно, польська установа може відмовити в прийнятті через відсутність деяких елементів. Держоргани розглядають документацію як єдине ціле, тому не можна:
- забувати перекладати печатки та штампи: круглі печатки держорганів, штампи РАЦС, реєстраційні штампи навчальних закладів, печатки роботодавця, нотаріусів, штампи «Копія вірна», «Оригінал», «Повторно» тощо;
- пропускати відмітки, виправлення, додаткові записи: про зміну прізвища, про розірвання шлюбу, про усиновлення, рукописні виправлення та позначки;
- ігнорувати додатки та зворотний бік оригіналу — необхідна інформація часто знаходиться на звороті, а для нострифікації освіти потрібен і додаток іноземною.
Перекладати потрібно всі сторінки, деталі та відмітки.
Невідповідність перекладу вимогам Польщі
Якісно перекладений та правильно оформлений текст може бути відхилений, якщо він не відповідає польському законодавству або вимогам конкретної установи. Звичайний профпереклад для більшості адміністративних процедур не має юридичної сили, потрібен саме присяжний. Його подають до:
- Urząd Wojewódzki — для оформлення карти побиту;
- Urząd Stanu Cywilnego — для реєстрації актів цивільного стану;
- судів;
- органів, що розглядають заяви про громадянство;
- установ, що проводять визнання іноземних дипломів;
- інших державних органів та відомств.
У засвідчувальному написі мають бути реквізити, передбачені польським законодавством. Якщо вони відсутні, навіть при правильному викладенні інформації пакет не приймуть до розгляду. У засвідчувальному написі обов’язково мають бути присутні посвідчувальний напис присяжного перекладача, його підпис, особиста печатка, зазначення, з якого оригіналу перекладено текст (включаючи реєстраційний номер, якщо він є).
Що стосується вимог конкретного органу, то не всі установи працюють за однаковими правилами. Є стандартні вимоги, а є індивідуальні для конкретних організацій. Наприклад, може знадобитися перекласти додатки до оригіналу, тільки оригінал або наявність апостиля та підтверджуючих матеріалів. Тому краще ознайомитися з вимогами до подачі пакета в бюро. Так можна уникнути переробляння та перенесення терміну подачі заяви.
Помилки при підготовці документів з апостилем
Апостиль підтверджує законність видачі оригіналу. Якщо держорган вимагає проходження процедури апостилювання, то спочатку ставиться штамп «апостиль», а вже потім перекладається. На практиці проблеми виникають не через штамп, а через неправильний порядок дій. Спочатку оригінал піддається апостилюванню, а вже потім увесь текст перекладається польською мовою (якщо цього вимагає держорган).
Якщо апостиля немає, а має бути, держструктури відмовлять у прийнятті пакета. Але штамп ставлять не на всіх оригіналах. Часто це свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, зміну імені, дипломи, судові рішення, нотаріально посвідчені довіреності, офіційні документи, призначені для використання за кордоном.
В Apostille перекладається все: назва держави, орган, який поставив штамп, номер, дата видачі, ПІБ посадової особи, підпис, печатка, всі додаткові штампи та відмітки. Крім апостиля, на оригіналі можуть бути присутні відмітки про видачу дубліката, виправлення в актовому записі, реєстрацію. Якщо вони відсутні на перекладеному примірнику, його можна вважати оформленим неналежним чином.
Подача документів із невідповідностями
Якщо текст перекладено правильно, але є розбіжності з іншими складовими, польські державні органи не приймуть пакет. Вони звіряють усі дані: кожна невідповідність призводить до додаткових запитань. Перед подачею перевірте, чи збігаються дати видачі, дати народження, номери актових записів, адреси, назви установ, посади, суми, реєстраційні номери. Одна пропущена цифра — підстава для відмови в прийомі або вимоги виправлень.
Якщо відмінності мають законне обґрунтування, потрібно надати підтверджуючі матеріали. Наприклад, при зміні прізвища — свідоцтво про шлюб, розлучення або судове рішення; при зміні імені — свідоцтво про зміну імені або документ, що пояснює причину зміни.
Оригінали, що мають термін дії, потрібно перевіряти до подачі та враховувати часовий діапазон. Держоргани перевіряють актуальність на момент прийняття, і якщо термін закінчився, потрібно отримати новий примірник. Це стосується довідок про несудимість, про доходи, з місця роботи, банківських виписок, окремих меддокументів (наприклад, рецептів, призначень) та нотаріальних довіреностей.
Також не можна використовувати старі оригінали, якщо були видані нові. Наприклад, якщо видано новий паспорт, то старий вважається недійсним і використовувати його перекладені примірники не можна.
Помилки при подачі документів у різні установи
Поширена помилка заявників — вважати, що один комплект підійде для всіх установ. Вимоги Urząd Wojewódzki, консульств, ZUS, судів, університетів та інших організацій відрізняються.
Основні документи для:
- воєводського управління — сюди подають пакет на карту побиту, статус довгострокового резидента ЄС, громадянство та рішення інших питань, пов’язаних із легалізацією;
- консульств — працюють за своїми регламентами;
- ZUS та інших державних організацій — усе залежить від характеру адміністративної процедури.
У воєводське управління потрібен переклад, виконаний присяжним перекладачем, у консульства — з апостилем. Перевірка трьох ключових моментів — чи весь текст перекладено, чи відповідає він вимогам приймаючого органу та чи збігаються персональні дані — помітно знижує ризик відмови в прийнятті.