Звичайний профпереклад відрізняється від нотаріального, але в обох випадках важливі уважність, точність і грамотність. Помилка в одній букві прізвища, номері чи назві держоргану робить перекладений засвідчений документ недійсним. Проблеми виникають не лише через друкарські помилки або неправильне форматування, а й через саму організацію процесу — від вибору бюро до перевірки готової засвідченої документації. Щоб не довелося все переробляти, витрачати гроші та час, потрібно знати, які основні помилки при нотаріальному перекладі можуть бути. Це допоможе максимально знизити їхню ймовірність і підготувати пакет вчасно, правильно та без відмови з боку приймаючої інстанції.
Вибір бюро без перевірки кваліфікації перекладача
Вибір виконавця та самого бюро лише за ціною, географічним розташуванням або обіцянками може обернутися проти вас. Важливо знати, хто працюватиме з документацією, хто її засвідчуватиме, чи мають ці особи право на надання даних послуг. Наявність вузькопрофільної спеціалізації, досвід і постійне вдосконалення знань дозволяють отримати якісний результат. Кваліфікований перекладач ураховує не лише зміст тексту, а й особливості термінології, уважний до деталей.
Перед оформленням замовлення в бюро, до якого ви звернулися, уточніть кваліфікацію спеціаліста, дізнайтеся, чи проходить текст фінальну перевірку. Такий підхід знижує ризик помилок, через які документ можуть не прийняти або вимагати переробки.
Відсутність нотаріального засвідчення
Якщо приймаюча сторона вимагає нотаріального оформления, простого роздрукованого перекладеного тексту буде недостатньо. Звичайний переклад і нотаріально засвідчений мають істотну відмінність. Якщо перший доносить інформацію, то другий варіант має юридичну силу та рівноцінний оригіналу.
Перед замовленням перекладацьких послуг уточніть в організації, структурі чи інстанції, куди подаєте документацію, який саме переклад потрібен:
- звичайний;
- з нотаріальним засвідченням підпису перекладача;
- із засвідченням нотаріуса;
- з додатковим апостилем або консульською легалізацією.
Не замовляйте засвідчення, якщо не впевнені, чи потрібне воно взагалі. Це зайві невиправдані витрати.
Неправильний порядок апостилювання та перекладу
Для початку потрібно зрозуміти, що апостиль і засвідчення нотаріусом — це різні процедури. І, звісно, порядок їх виконання різний. Послідовність виконання залежить від виду документа та вимог країни призначення. Немає універсального правила — спочатку переклад, а потім апостиль, чи навпаки.
Важливим є і місце проставляння штампа: оригінал, нотаріально засвідчена копія, нотаріальна дія. Врахуйте, що для МВС, МОН, РАЦСу — різний порядок та особливості апостилювання.
Визначитися з правильним порядком допоможе спеціаліст бюро після детального ознайомлення з оригіналом і з урахуванням країни призначення.
Переклад без урахування вимог країни призначення
Одна країна приймає перекладений і нотаріально засвідчений примірник, інша — вимагає апостиль, третя — консульську легалізацію. Недостатньо сказати перекладачеві назву документа та мову, потрібно вказати:
- країну, де використовуватиметься;
- назву приймаючої організації;
- мету подачі;
- чи потрібен оригінал, чи копія;
- чи встановлено термін дії оригіналу.
Це дозволить обрати правильний формат оформления.
Неточності в іменах, прізвищах та датах
Персональні дані не можна перекладати приблизно, виправляти чи адаптувати під будь-які норми. Прізвище та ім’я мають збігатися із закордонним паспортом, а дати, номери та ідентифікаційні дані — з оригіналом. У перекладеному тексті перед засвідченням перевірте:
- прізвище та ім’я;
- дату й місце народження;
- номер документа;
- дати видачі та закінчення дії;
- адресу;
- відомості про батьків, чоловіка/дружину або інших осіб, якщо вони вказані.
Різне написання в паспорті, свідоцтві та перекладеній документації викличе запитання, і, швидше за все, документація буде визнана недійсною.
Помилки в юридичній та офіційній термінології
Юридичний термін не можна замінювати першим підходящим словом. В офіційній документації важливий правовий зміст формулювань, а помилки при інтерпретації статусу, повноважень чи назви процедури змінять зміст документа.
Назви держорганів мають передаватися однотипно в усіх документах пакета. Не можна в одному місці використовувати повну назву, а в іншому скорочену чи «народну». Для роботи з судовими рішеннями, довіреностями, корпоративною документацією краще залучати перекладача, який регулярно працює саме з юридичними текстами.
Неправильне оформлення реквізитів документа
Реквізити оригіналу коректно переносяться в перекладений варіант. Серія, номер, дата видачі, назва органу, підпис, печатка, штамп і реєстраційні дані мають відповідати оригіналу.
Не можна видаляти, додавати або змінювати дані, які здаються несуттєвими. Усі елементи та деталі оригіналу переносяться в перекладену версію. Якщо будь-який елемент або відмітка відсутня, перекладений документ вважатиметься недійсним.
При багатосторінковому перекладі обов’язково перевіряється відповідність сторінок оригіналу. Пропуск додатка, зворотного боку або окремого аркуша, навіть якщо він чистий, призведе до неповноти перекладеного документа.
Невірний формат нотаріального засвідчення
Засвідчення може бути двох видів:
- якщо нотаріус володіє мовою, він може сам засвідчити вірність інформації;
- якщо нотаріус не володіє мовою, він засвідчує тільки справжність підпису перекладача.
Це принципово різні процедури, тому перед замовленням перекладацьких послуг краще уточнити у приймаючої сторони, який саме тип їм потрібен.
Ігнорування вимог консульства або державного органу
Юридично правильно оформлений профпереклад можуть не прийняти через невідповідність внутрішнім вимогам установи. Якщо консульство встановлює одні правила щодо апостиля, легалізації чи форми засвідчення, то держоргани частіше висувають інші. Перед подачею пакета на посвідку на проживання, громадянство, візу, навчання чи працевлаштування краще уточнити вимоги до документації.
Більшість офіційних структур і держорганів виставляють вимоги на своїх сайтах. Можна ознайомитися з ними там або зв’язатися з консульством через месенджери чи електронну пошту для уточнення деталей.
Відсутність перевірки готового перекладу
Отримавши перекладений примірник, не поспішайте подавати його до консульства чи іншої інстанції. Самостійно звірте його з оригіналом, особливо якщо в оригіналі багато цифр і персональних даних.
Перевіряйте весь текст, а також:
- написання імен і прізвищ;
- дати;
- номери;
- назви організацій;
- адреси;
- кількість сторінок;
- наявність усіх додатків, печаток і штампів.
Якщо помилку виявлено після засвідчення, то доведеться її виправляти та заново засвідчувати у нотаріуса. Тому фінальна перевірка перед засвідченням економить час і гроші.
Замовлення перекладу тільки за фотографією неналежної якості
Фотографія або скан-копія використовуються для попередньої оцінки бюджету та дедлайнів, але навіть у цьому випадку вони мають бути повністю читабельними. Розмиті букви, цифри, відблиски, тіні, обрізані краї або закриті пальцями реквізити підвищують ризик неправильного розрахунку часу та вартості.
Часто проблеми виникають із печатками, дрібним шрифтом, номерами та рукописними записами. Якщо перекладач не бачить або не може розібрати написане, то достовірно відновити текст навряд чи вдасться.
Орієнтація тільки на мінімальну ціну
Низька ціна бюро на надані перекладацькі послуги не означає економію. Якщо через помилку доведеться все переробляти, то оплата зросте в рази, клієнт втратить час, і можливий навіть зрив планів. При порівнянні пропозицій від різних агентств дивіться не лише на вартість, а й на те, що входить у послугу — апостиль, засвідчення нотаріусом, доставка.
Уточніть перед замовленням:
- чи входить засвідчення у нотаріуса в вказану ціну;
- скільки коштує переклад додаткових сторінок;
- чи оплачується терміновість;
- чи входить апостиль, чи він розраховується окремо;
- скільки коштує додатковий примірник;
- чи передбачена перевірка перед началом роботи.
Неправильне оформлення може виявитися значно дорожчим за різницю у вартості між двома пропозиціями.