Засвідчення документів часто потрібне для поїздки за кордон. Обираючи виконавця, клієнти переглядають відгуки, ціни, наявність ліцензії. Багато хто думає, що, маючи такий документ у своєму арсеналі, бюро виконує роботу якісно та оперативно. Але не завжди це так. При виборі агентства перевіряйте не красиві обіцянки на сайті, а те, хто виконує засвідчення і чи має він на це право. Щоб не помилитися у виборі, варто знати, як обрати бюро з ліцензією на нотаріальні переклади.
Ліцензія та право на виконання нотаріальних перекладів
В Україні окремої ліцензії на нотаріальні переклади для перекладацьких бюро немає. Засвідчувальну діяльність здійснює нотаріус, який має на це законні підстави. Він самостійно засвідчує документ за умови, що знає іноземну мову, або засвідчує підпис перекладача, який виконав цю роботу. Тобто починати перевірку варто не з ліцензії, а з юридичного статусу засвідчувача.
Державна засвідчувальна діяльність в Україні підтверджується свідоцтвом про право на її здійснення, а приватна реєструється територіальним органом Мін’юсту. Перевірити інформацію про діючих засвідчувачів можна в Єдиному реєстрі.
Бюро виступає організатором послуг:
- приймає документацію;
- підбирає виконавця;
- готує текст;
- передає пакет для вчинення потрібних дій.
Тобто правильно при зверненні не вимагати ліцензію на юридичний переклад, а уточнити, який нотаріус засвідчує профпереклад і яким способом. Перевірити статус можна через офіційний реєстр. Мін’юст рекомендує також звертати увагу на реєстраційні дані, округ та адресу робочого місця.
Кваліфікація перекладачів та нотаріусів
Якість перекладу залежить від двох фахівців:
- нотаріуса;
- перекладача.
Перекладацькі роботи виконує лінгвіст, який володіє відповідною мовною та профпідготовкою. Засвідчувач же підтверджує кваліфікацію лінгвіста.
Якщо матеріал загальної тематики, то достатньо звичайного перекладача. Якщо це медична, технічна, фінансова або юридична документація, то цього недостатньо. Лінгвіст повинен правильно передати спецтермінологію, назви організацій, реквізити, юридичні формулювання та скорочення. Тому він повинен мати додаткову вузькопрофільну освіту.
Обираючи виконавця, обов’язково уточніть, чи є у них лінгвіст, який спеціалізується саме на потрібній мовній парі. Якщо для популярних мов знайти фахівця легше, то для рідкісних – довше і складніше.
До нотаріуса вимоги інші. Він повинен мати вищу юридичну освіту (не нижче рівня магістра), стаж роботи, скласти кваліфікаційний іспит та мати свідоцтво про право на зайняття засвідчувальною діяльністю. Такі вимоги висуває не агентство, а Закон України «Про нотаріат».
Види документів для нотаріального перекладу
Хороше перекладацьке агентство працює з різними типами документації – від особистих офіційних до судових рішень, виписок, актів, протоколів тощо. Щоб взяти матеріал у роботу, спочатку перевіряється, чи підлягає він нотаріальному оформленню. Перевіряються:
- читабельність тексту;
- наявність усіх сторінок;
- чіткість печаток і штампів;
- наявність підписів;
- присутність додатків та інших елементів.
Документи з виправленнями, пошкодженнями, нечіткими печатками або рукописними вставками оцінюються окремо. Їх не можна виключати з профперекладу: такі елементи переносять і коректно відображають у перекладеному примірнику.
Для використання за кордоном уточнюються вимоги приймаючої сторони. Не всім країнам і не всім організаціям достатньо засвідчення. Іноді додатково потрібен апостиль або консульська легалізація.
Нотаріальне засвідчення підпису перекладача
Якщо нотаріус не володіє потрібною мовою, він засвідчує підпис лінгвіста. При цьому другий зобов’язаний надати першому документ, що посвідчує особу, та про наявність кваліфікації. Це передбачено Порядком вчинення засвідчувальних дій.
Порядок засвідчення підпису лінгвіста в Україні:
- Перекладач перекладає текст. Перекладається вся інформація без винятку: всі примітки, додатки та доповнення.
- Перекладач підписує перекладений текст. Це можна зробити в присутності державного або приватного засвідчувача або надати оригінал з підписом у передбаченому порядку.
- Нотаріус встановлює особу лінгвіста. Перекладач надає паспорт і документ, що підтверджує кваліфікацію. Це передбачено п. 2.2 глави 8 Порядку вчинення нотаріальних дій.
- Нотаріус підтверджує справжність підпису лінгвіста, а не зміст тексту, тобто засвідчується, що підпис належить конкретному перекладачу.
Засвідчений матеріал прикріплюється до оригіналу або копії. Якщо потрібно, все прошнуровується, обов’язково скріплюється підписом і печаткою нотаріуса.
Апостиль та нотаріальний переклад в одному бюро
Коли бюро надає весь спектр перекладацьких послуг – це зручно. Не потрібно шукати різні агентства, щоб виконати роботу. Але варто враховувати, що не завжди потрібне апостилювання. Апостиль підтверджує не якість перекладеного тексту, а справжність підпису посадової особи, її статус і справжність печатки чи штампа. Не потрібно замовляти апостиль на кожен документ. Його присутність визначається країною призначення та конкретними вимогами інстанції. Тому бюро спочатку визначає схему оформлення, а потім розраховує вартість додаткових процедур.
Перевірка документів перед оформленням
Будь-яка документація, яку бере в роботу агентство, спочатку перевіряється. Насамперед оцінюється:
- чи якісна копія;
- чи всі сторінки присутні;
- чи читається текст;
- чи є потрібні печатки та штампи;
- чи немає незавершених виправлень;
- наявність/відсутність пошкоджень;
- чи є потрібні реквізити.
Після цього з’ясовуються всі вимоги до готового комплекту: мовна пара, спосіб засвідчення, апостиль/легалізація, кількість примірників, країна подачі. Такий підхід мінімізує ризики та дозволяє знизити ймовірність повернення пакета консульством або іншою держорганізацією.
Переклад для подачі в консульство, суд або державний орган
Для офіційної подачі недостатньо просто перекласти інформацію потрібною мовою. Потрібно з’ясувати вимоги конкретної установи: консульство може вимагати апостиль або легалізацію, суд – засвідчення, а державний орган – конкретний формат профперекладу або певну кількість примірників.
При замовленні одразу повідомте, куди саме подається документ і в якій країні. Для консульської документації додатково перевіряють вимоги до легалізації; для судових матеріалів важливі точна передача юридичної термінології, реквізитів і повний зміст оригіналу.
Як перевірити надійність бюро перекладів
Є кілька факторів, що допомагають визначити, чи варто звертатися до конкретного бюро.
Перша ознака – прозорість інформації. Бюро пояснює, хто виконує роботу, як вона організована, які засвідчувальні дії та додаткові послуги доступні.
Друга ознака – розрахунок вартості до початку роботи. Бюджет повинен бути зрозумілим, деталізованим і включати всі позиції: кількість примірників, апостиль, легалізацію, доставку. Якщо немає підсумкової суми, будьте готові до додаткових витрат.
Ще один критерій – попередня перевірка. Якщо фахівець називає суму тільки за назвою оригіналу – це не помилка, але для складних, вузькопрофільних та багатосторінкових матеріалів такий підхід недостатньо точний. Професійний лінгвіст оцінює оригінал до початку роботи, оскільки обсяг тексту та вимоги до оформлення можуть суттєво відрізнятися.
Не забудьте перевірити нотаріуса в Єдиному реєстрі. Переконайтеся, що його діяльність не припинена і він надає послуги на законній підставі. Мін’юст прямо рекомендує використовувати реєстр для перевірки відомостей про держвиконавців.
Якщо агентство надає доступ до такої інформації без ухилень і пояснює всі деталі заздалегідь, такий підхід свідчить про його надійність.