Обучение, трудоустройство, сотрудничество с иностранными партнерами, переезд на ПМЖ открывает перед украинцами массу возможностей. Чтобы реализовать задуманное, осуществить мечты или просто приятно провести время за рубежом необходимо заранее позаботиться о документальной стороне. Большинство личных или коммерческих документов нужно перевести на язык страны, куда отправляетесь, и заверить/легализовать/апостилировать. Требования к пакету бумаг стоит уточнять в самой организации, к которой обращаетесь за разрешением, и страны. Много инстанций требуют нотариально заверенные переведенные бумаги, потому актуальным стает вопрос как нотариально перевести документы в Украине? Чтобы выполнить работу оперативно, грамотно и безотказно пакет был принят организациями, нужно знать порядок действий. Подготовить бумаги так, чтобы процесс прошел максимально быстро и без ошибок помогут следующие советы.
Соберите пакет документов без пропусков
Первый шаг — собрать все необходимое заранее. Некоторые клиенты ошибочно думают, что самого диплома или свидетельства об окончании школы достаточно (как пример). Они приносят оригинал диплома, а сам вкладыш, приложение с оценками или академические справки оставляют дома. В результате приходится возвращаться, брать нужные бумаги, а это теряет и время, и деньги. Поэтому лучше собрать весь комплект сразу (лицевые и оборотные стороны, вкладыши, приложения, справки), лучше они не понадобятся, но будут с вами.
Важно также предварительно подготовить ксерокопии или сканкопии высокого качества. Если текст плохо читается, «обрезан» при сканировании, плохо разобрать данные, переводчик может ошибиться в цифрах или буквах. А это в дальнейшем приведет к несоответствию с оригиналом и отказу нотариуса в удостоверении. Лучше сделать цветные копии или четкие фото.
Зная, куда и зачем отправляетесь, составьте список бумаг. Один и тот же текст для разных организаций, а тем более стран, может иметь совершенно разное оформление. Список поможет ничего не забыть и сразу дать четкое техническое задание переводчику.
Учтите правовую модель в Украине
В Украине нотариус удостоверяет не сам перевод, а подпись переводчика. Документ становится юридически значимым только после того, как лингвист переведет его, подпишет, а должностное лицо подтвердит подлинность этой подписи.
Стоит обратить внимание, что не все переводчики могут работать с любыми нотариальными конторами. У многих специалистов есть свои закрепленные нотариусы, которые хранят образцы их подписей. Это заметно ускоряет процесс, но иногда требует обратиться в конкретное бюро, где уже есть такая налаженная схема.
Некоторые документы должны пройти Apostille или консульскую легализацию еще до перевода. Апостиль (одиночный или двойной) потребуется в странах, что подписали Гаагскую конвенцию, консульская легализация — во всех остальных случаях. Без штампа Apostille или легализации бумаги могут оказаться недействительным для страны назначения.
Выберите переводчика с подтвержденной компетенцией
Главным участником переводческих услуг является сам переводчик. Его подпись удостоверяет нотариус, поэтому ошибки здесь недопустимы. Лингвист должен не просто знать язык и работать с ним, а и иметь дополнительную квалификацию, что дает разрешение работать с такими бумагами (например, медбумаги переводит медицинский лингвист, юридические — с дополнительным образованием в области права). Ищите специалистов или бюро, у которых уже есть опыт работы именно с нотариальными переводами. Это не только знание языка, но и умение правильно оформлять юрдокументы.
Хорошим признаком компетенции является сотрудничество бюро с несколькими нотариусами, а наличие у переводчика подтверждение квалификации, сертификатов или положительных отзывов клиентов дополнительно вызывает доверие.
Запланируйте сроки выполнения
Переведенные бумаги, заверенные должностным лицом, требуют времени, и даже самые срочные заказы не всегда можно выполнить «мгновенно». На перевод одной-двух страниц уходит от нескольких часов до одного дня, если их много или язык редкий, срок может увеличиться.
При планировании оставления заявки, доставки, передачи в нужные инстанции учитывайте и очереди у нотариуса. Даже если перевод готов, заверить его можно не сразу: иногда нужно ждать приема. Лучше заранее уточнить график нотариуса и забронировать время.
Золотое правило — оставляйте запас. Всегда может быть форс-мажор (очереди, пробка на дороге, отключение света …), потому лучше начинать подготовку пакета заранее и при этом оставить время на запас. Такой подход поможет избежать паники, если вдруг понадобится внести правки или заменить копию.
Рассчитайте бюджет без скрытых расходов
Стоимость нотариального перевода складывается из двух частей:
- самого перевода;
- нотариального заверения.
Цена зависит от языка, срочности, объема текста и стоимости услуг нотариуса. Поэтому перед заказом лучше уточнить, включены ли в стоимость все услуги или есть отдельные платежи.
Часто бюро указывают «цену за страницу перевода» (как правило, объемом 1800 знаков без пробелов), но не сообщают стоимость заверения нотариуса. В итоге итоговая сумма оказывается выше. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, попросите полный расчет заранее.
Обратите внимание на дополнительные услуги: доставка, сканы, апостиль, легализация. Иногда выгоднее заказать комплексное сопровождение в одном бюро, чем по отдельности оплачивать каждую операцию в разных инстанциях.
Подготовьте документы для апостиля и легализации
Во многих случаях одного нотариального перевода недостаточно: принимающая сторона требует апостиль или консульскую легализацию. Это касается, например, дипломов, свидетельств о браке или судебных решений.
Чтобы выполнить все оперативно и правильно, нужно сразу четко обозначить правильный порядок действий. Что касается апостилирования, то возможны 2 варианта:
- ставится штамп апостиль на подлинник, переводится оригинал;
- ставится штамп апостиль на подлинник, переводится и оригинал, и сам штамп апостиль.
Уточните требования страны назначения. В одних случаях достаточно апостиля (например, для стран Гаагской конвенции), в других — нужна консульская легализация, которая занимает больше времени, финансов и сил. Чем раньше определены все требования, тем быстрее пройдет весь процесс.
Особенности разных видов документов
Не все документы переводятся одинаково, все зависит от особенностей, значимости, формата. Паспорта, свидетельства, справки и другие личные бумаги требуют точного воспроизведения имен и дат в соответствии с загранпаспортом. Малейшая ошибка, неточность, погрешность может привести к отказу.
Образовательные документы (дипломы, свидетельства, приложения, академические справки, индивидуальные планы) часто содержат таблицы и отметки, которые должны быть переданы максимально точно. Важно правильно оформить названия предметов и должностей, перенести часы, оценки.
Корпоративные документы (уставы, договора, выписки) требуют юридической терминологии. Здесь переводчик должен разбирался не только в языке, но и в правовой системе. Ошибочный термин может изменить смысл текста и вызвать от финансовых до уголовных проблем.
Советы для ускорения процесса
Знаете куда и какие бумаги нужно подать? Если да, то делайте это неотложно. Не оставляйте на завтра то, что можно сделать сегодня. Даже если еще не определились со страной назначения, можно собрать базовый пакет и подготовить сканы.
Используйте электронную коммуникацию. Большинство бюро принимают сканы по e-mail или мессенджеру и переводят заранее. К нотариусу нужно будет приехать только на заверение.
Заранее уточните требования: формат даты, транслитерация имен, нужны ли приложения, сопутствующие справки, удостоверения и т.п. Если есть четкие ответы на эти вопросы, переводчик не будет тратить время на уточнения, а заказчик получит готовый результат в разы быстрее.
Ошибки, которых нужно избежать
Самая распространенная ошибка среди украинцев — разное написание имени или фамилии. Чтобы этого избежать такой неточности, используйте данные загранпаспорта как основной эталон.
Вторая ошибка — не по порядку. Некоторые думают, что если перевести, а потом пройти услугу апостилирования, то разницы не будет. А она будет и полностью меняет значимость. В результате приходится переделывать все заново, а это время, деньги и нервы. Правильный порядок: апостиль/легализация → перевод → нотариальное удостоверение.
Третья ошибка — обращение к непроверенным бюро. Если у переводчика нет налаженных связей с должностным лицом, дополнительной квалификации в данной тематике, процесс затянется. Лучше сразу выбрать бюро с опытом, отзывами и прозрачной схемой работы.
