Документи для використання за кордоном офіційно підтверджують. Один із способів – нотаріальне засвідчення. Але не всі країни та установи приймають саме цей спосіб. У залежності від ситуації може знадобитися апостиль та консульська легалізація. Іноді міжнародний договір звільняє заявника від додаткового засвідчення. Щоб не витрачати час на засвідчення перекладеного оригіналу, потрібно знати, коли нотаріальний переклад визнається за кордоном.
Умови визнання нотаріального перекладу в іншій країні
Визнання засвідченого документа залежить від установлених державою вимог. Одні установи вимагають засвідчення, а інші – додаткове підтвердження.
Використання українського документа за кордоном передбачає перевірку:
- справжності оригіналу;
- правильності оформления та наявності необхідних реквізитів;
- способу посвідчення;
- необхідності апостиля/консульської легалізації;
- відповідності вимогам приймаючої організації.
Щоб бюро підготувало матеріали правильно, у термін і без подальших переробок, одразу обумовте країну прийняття. Це допоможе визначити правильну послідовність оформлення.
Нотаріальне засвідчення підпису перекладача
В Україні нотаріус підтверджує справжність підпису лінгвіста. Навіть якщо нотаріус не знає іноземної мови, перекладач перекладає, а нотаріус засвідчує його підпис.
Нотаріус підтверджує лише факт належності підпису конкретному лінгвісту, а не перевіряє зміст тексту. Нотаріальне засвідчення не робить нотаріуса експертом з мови та не означає, що він редагує текст.
Увага в засвідченому перекладі приділяється даним, за допомогою яких ідентифікується переклад:
- прізвища та імена;
- дати та номери;
- назви організацій та органів;
- реквізити;
- печатки та штампи;
- відмітки, що мають юридичне значення.
Уточнюйте вимоги приймаючої сторони заздалегідь. Деякі вимагають посвідчення справжності українського оригіналу, а деякі – тільки підпису лінгвіста.
Апостиль на нотаріальний переклад
Апостиль подають до держав, які є учасницями Гаазької конвенції. Якщо апостилювання зроблено правильно, то додаткова легалізація не потрібна.
Важливий момент – апостиль не перевіряє правильність перекладу, його зміст. Він засвідчує сам факт видачі оригіналу українськими державними установами.
Послідовність апостилювання залежить від типу документа. Це може бути український оригінал, на який ставиться штамп, або вже перекладений варіант. З початку 2023 року апостиль ставлять кілька держустанов – МЗС, Мін’юст, МВС, МОН та інші уповноважені органи.
Щоб не витрачати час на апостилювання, уточнюйте вимоги у приймаючої сторони.
Консульська легалізація документів
Процедура актуальна для країн, яким недостатньо засвідчення нотаріусом. Процедура підтверджує оригінальність документа для подальшого використання у конкретній міжнародній процедурі.
Відмінність між апостилем та легалізацією полягає у порядку проходження процедури; при цьому не можна самостійно обирати між ними. Вид легалізації залежить від країни та конкретного приймаючого органу.
Вимоги консульств та державних органів
Вимоги до перекладу встановлює не перекладацьке бюро, а приймаюча організація. Тому перед оформленням уточніть, що і як оформляти.
Обов’язково перевірте:
- мову, якою перекладається;
- нотаріальне засвідчення;
- необхідність апостиля або легалізації;
- допустимий термін дії оригіналу, якщо він установлений;
- вимоги до копії або оригіналу;
- кількість примірників;
- необхідність перекладу печаток, штампів та відміток;
- допустимість перекладу, виконаного в Україні, або у місцевого присяжного/акредитованого фахівця.
Не завжди відповідність українським вимогам гарантує відповідність вимогам консульств інших країн. Низка вимог вказана на сайтах консульств. Наприклад, якщо міжнародний договір звільняє документ від легалізації, отримання апостиля не вимагається. МЗС України прямо вказує на наявність таких винятків.