Навчання, працевлаштування, співпраця з іноземними партнерами, переїзд на постійне місце проживання (ПМП) відкриває перед українцями масу можливостей. Щоб реалізувати задумане, здійснити мрії або просто приємно провести час за кордоном, необхідно заздалегідь подбати про документальну сторону. Більшість особистих або комерційних документів потрібно перекласти мовою країни, куди ви прямуєте, та завірити/легалізувати/апостилювати.
Вимоги до пакета паперів варто уточнювати в самій організації, до якої звертаєтеся за дозволом, і країни. Багато інстанцій вимагають нотаріально засвідчені перекладені папери, тому актуальним постає питання: як нотаріально перекласти документи в Україні? Щоб виконати роботу оперативно, грамотно і щоб пакет був безвідмовно прийнятий організаціями, потрібно знати порядок дій. Підготувати папери так, щоб процес пройшов максимально швидко і без помилок, допоможуть наступні поради.
Зберіть пакет документів без пропусків
Перший крок — зібрати все необхідне заздалегідь. Деякі клієнти помилково вважають, що самого диплома або свідоцтва про закінчення школи достатньо (як приклад). Вони приносять оригінал диплома, а сам вкладиш, додаток з оцінками або академічні довідки залишають вдома. В результаті доводиться повертатися, брати потрібні папери, а це втрачає і час, і гроші. Тому краще зібрати весь комплект відразу (лицьові та зворотні сторони, вкладиші, додатки, довідки), краще, якщо вони не знадобляться, але будуть з вами.
Важливо також попередньо підготувати ксерокопії або сканкопії високої якості. Якщо текст погано читається, «обрізаний» при скануванні, погано розібрати дані, перекладач може помилитися в цифрах або буквах. А це надалі призведе до невідповідності з оригіналом і відмови нотаріуса у засвідченні. Краще зробити кольорові копії або чіткі фото.
Знаючи, куди і навіщо вирушаєте, складіть список паперів. Один і той самий текст для різних організацій, а тим більше країн, може мати абсолютно різне оформлення. Список допоможе нічого не забути і відразу дати чітке технічне завдання перекладачеві.
Врахуйте правову модель в Україні
В Україні нотаріус засвідчує не сам переклад, а підпис перекладача. Документ стає юридично значущим тільки після того, як лінгвіст перекладе його, підпише, а посадова особа підтвердить справжність цього підпису.
Варто звернути увагу, що не всі перекладачі можуть працювати з будь-якими нотаріальними конторами. У багатьох фахівців є свої закріплені нотаріуси, які зберігають зразки їхніх підписів. Це помітно прискорює процес, але іноді вимагає звернутися до конкретного бюро, де вже є така налагоджена схема.
Деякі документи мають пройти Apostille або консульську легалізацію ще до перекладу. Апостиль (одинарний або подвійний) знадобиться в країнах, що підписали Гаазьку конвенцію, консульська легалізація — у всіх інших випадках. Без штампа Apostille або легалізації папери можуть виявитися недійсними для країни призначення.
Оберіть перекладача з підтвердженою компетенцією
Головним учасником перекладацьких послуг є сам перекладач. Його підпис засвідчує нотаріус, тому помилки тут неприпустимі. Лінгвіст має не просто знати мову і працювати з нею, а й мати додаткову кваліфікацію, що дає дозвіл працювати з такими паперами (наприклад, медпапери перекладає медичний лінгвіст, юридичні — з додатковою освітою в галузі права). Шукайте фахівців або бюро, у яких вже є досвід роботи саме з нотаріальними перекладами. Це не лише знання мови, а й уміння правильно оформляти юрдокументи.
Гарною ознакою компетенції є співпраця бюро з кількома нотаріусами, а наявність у перекладача підтвердження кваліфікації, сертифікатів або позитивних відгуків клієнтів додатково викликає довіру.
Заплануйте терміни виконання
Перекладені папери, засвідчені посадовою особою, вимагають часу, і навіть найбільш термінові замовлення не завжди можна виконати «миттєво». На переклад однієї-двох сторінок йде від кількох годин до одного дня, якщо їх багато або мова рідкісна, термін може збільшитися.
При плануванні залишення заявки, доставки, передачі до потрібних інстанцій враховуйте і черги у нотаріуса. Навіть якщо переклад готовий, засвідчити його можна не відразу: іноді потрібно чекати прийому. Краще заздалегідь уточнити графік нотаріуса та забронювати час.
Золоте правило — залишайте запас. Завжди може бути форс-мажор (черги, затори на дорозі, відключення світла…), тому краще починати підготовку пакета заздалегідь і при цьому залишити час на запас. Такий підхід допоможе уникнути паніки, якщо раптом знадобиться внести правки або замінити копію.
Розрахуйте бюджет без прихованих витрат
Вартість нотаріального перекладу складається з двох частин:
- самого перекладу;
- нотаріального засвідчення.
Ціна залежить від мови, терміновості, обсягу тексту та вартості послуг нотаріуса. Тому перед замовленням краще уточнити, чи включені у вартість усі послуги, чи є окремі платежі.
Часто бюро вказують «ціну за сторінку перекладу» (як правило, обсягом 1800 знаків без пробілів), але не повідомляють вартість засвідчення нотаріуса. У підсумку підсумкова сума виявляється вищою. Щоб уникнути неприємних сюрпризів, попросіть повний розрахунок заздалегідь.
Зверніть увагу на додаткові послуги: доставка, скани, апостиль, легалізація. Іноді вигідніше замовити комплексний супровід в одному бюро, ніж окремо оплачувати кожну операцію в різних інстанціях.
Підготуйте документи для апостилю та легалізації
У багатьох випадках одного нотаріального перекладу недостатньо: сторона, що приймає, вимагає апостиль або консульську легалізацію. Це стосується, наприклад, дипломів, свідоцтв про шлюб або судових рішень.
Щоб виконати все оперативно і правильно, потрібно відразу чітко позначити правильний порядок дій. Що стосується апостилювання, то можливі 2 варіанти:
- ставиться штамп апостиль на оригінал, перекладається оригінал;
- ставиться штамп апостиль на оригінал, перекладається і оригінал, і сам штамп апостиль.
Уточніть вимоги країни призначення. В одних випадках достатньо апостилю (наприклад, для країн Гаазької конвенції), в інших — потрібна консульська легалізація, яка займає більше часу, фінансів та сил. Чим раніше визначено всі вимоги, тим швидше пройде весь процес.
Особливості різних видів документів
Не всі документи перекладаються однаково, все залежить від особливостей, значущості, формату. Паспорти, свідоцтва, довідки та інші особисті папери вимагають точного відтворення імен і дат відповідно до закордонного паспорта. Найменша помилка, неточність, похибка може призвести до відмови.
Освітні документи (дипломи, свідоцтва, додатки, академічні довідки, індивідуальні плани) часто містять таблиці та позначки, які мають бути передані максимально точно. Важливо правильно оформити назви предметів і посад, перенести години, оцінки.
Корпоративні документи (статути, договори, виписки) вимагають юридичної термінології. Тут перекладач має розбиратися не лише в мові, а й у правовій системі. Помилковий термін може змінити сенс тексту та викликати від фінансових до кримінальних проблем.
Поради для прискорення процесу
Знаєте куди і які папери потрібно подати? Якщо так, то робіть це невідкладно. Не залишайте на завтра те, що можна зробити сьогодні. Навіть якщо ще не визначилися з країною призначення, можна зібрати базовий пакет і підготувати скани.
Використовуйте електронну комунікацію. Більшість бюро приймають скани по e-mail або месенджеру і перекладають заздалегідь. До нотаріуса потрібно буде приїхати лише на засвідчення.
Заздалегідь уточніть вимоги: формат дати, транслітерація імен, чи потрібні додатки, супутні довідки, посвідчення тощо. Якщо є чіткі відповіді на ці запитання, перекладач не витрачатиме час на уточнення, а замовник отримає готовий результат у рази швидше.
Помилки, яких потрібно уникнути
Найпоширеніша помилка серед українців — різне написання імені або прізвища. Щоб уникнути такої неточності, використовуйте дані закордонного паспорта як основний еталон.
Друга помилка — не по порядку. Деякі думають, що якщо перекласти, а потім пройти послугу апостилювання, то різниці не буде. А вона буде і повністю змінює значущість. В результаті доводиться переробляти все заново, а це час, гроші та нерви. Правильний порядок: апостиль/легалізація → переклад → нотаріальне посвідчення.
Третя помилка — звернення до неперевірених бюро. Якщо у перекладача немає налагоджених зв’язків з посадовою особою, додаткової кваліфікації в цій тематиці, процес затягнеться. Краще відразу вибрати бюро з досвідом, відгуками та прозорою схемою роботи.